Der er kommet mange nye kommunikationskanaler til de seneste 10-20 år. Og der kommer hele tiden flere. Langsomt, men sikkert, har de forandret vores arbejdsliv, ændret vores arbejdsrytme og samarbejdsformer. Uden at vi egentlig har lagt mærke til det eller tænkt over konsekvenserne.
Eller taget hånd om de negative sider af udviklingen – tidsrøverne og de dårlige vaner. Efterhånden har kommunikationen nået et omfang, hvor det går hårdt ud over de øvrige opgaver.
Så det er på høje tid at stoppe op og rydde op i uvanerne, så arbejdsdagen kan forløbe bedre og mere hensigtsmæssigt.
Bliv bevidst om tidsspilde og uvaner
Vil du gøre det bedre, er der ingen vej uden om. Du må tage aktivt stilling til kommunikationsteknologier, -kanaler og -omfang – og spørge dig selv:
Er tingenes tilstand produktiv? Eller kunne klare målsætninger og regler hjælpe med til at tage intelligente til- og fravalg, så arbejdet kan tilrettelægges og forløbe mere effektivt og bedre for medarbejderne?
Start med at spørge dig selv: Hvilke uvaner trives hos os? Hvor ser vi utilsigtet tidsspilde?
Gør op med laissez-faire og manglende stillingtagen. Hvor har virksomheden “blot” ladet stå til?
Sæt derefter ind på de områder, der synes at fylde mest.
Opstil klare regler for kommunikation på arbejdet
Mange teknologier og vaner er taget med fra privaten og ind på jobbet, uden at der er taget stilling til, om de er hensigtsmæssige. Er de indlejret i arbejdsgangene og med aftalt anvendelse, prioritet, svarhastighed og opfølgning? Eller udgør de fyld uden nytte, der stjæler tid fra andre opgaver?
Regler omkring håndtering af arbejdsrelateret og privat kommunikation – opkald, mails, sms, chat, SoMe – kan let formuleres og tages i brug, så der både er fokus på arbejdet og plads til nødvendig, privat kommunikation.
Vi styrer ikke kun vores vaner selv
Dokumentaren ”The Social Dilemma” fra Netflix viser, hvordan de store tech-giganter udtænker funktioner, der gør os afhængige og giver os vaner, som vi ellers ikke ville udvikle.
Det kræver aktive fravalg at ændre denne adfærd. Det stiller krav til den enkelte medarbejder om at være bevidst om sine vaner, men virksomheden må også tage stilling til, i hvilket omfang man ønsker at blande sig i medarbejderens liv.
Find den gode balance
En fuldstændig lukning af adgang til f.eks. sociale medier er mulig, men vil af de fleste blive set som et voldsomt og uønsket indgreb i privatlivet. Derfor handler det om at finde den rette balance.
Der kan f.eks. lukkes for sociale medier, mailnotifikationer, opkald mv., når en medarbejder vælger at gå i Fokuszone for at arbejde koncentreret med en opgave uden afbrydelser eller distraktioner.
Det vil samtidig gøre det lettere for kollegerne at respektere en koncentreret arbejdstilstand, fordi tilstanden bliver synlig med en lille lampe, der lyser med en bestemt farve.
Fjern forældede arbejdsgange og dobbelt-arbejde
En væsentlig årsag til tab af koncentration, demotivation og overspringshandlinger er irrationelle arbejdsprocesser. F.eks. dobbelt indtastningsarbejde, fordi systemer ikke taler sammen. Eller tidskrævende manuelle opslag, som kan ske automatisk, når f.eks. en kunde ringer ind.
Der er mange muligheder for at binde systemer sammen, så systemerne arbejder for dig og letter dit arbejde. Og løsningerne bliver stadig bedre.
Derfor er der både jobglæde og god økonomi i at undersøge, hvordan virksomhedens kommunikationssystemer (f.eks. telefonsystemet) kan arbejde sammen med IT-systemerne med kundeinformationen (f.eks. CRM, ERP og helpdesk).
Nogle arbejdsgange kan automatiseres helt og andre kan optimeres – til fordel for kunder, medarbejdere og virksomheden.
Befrielse fra tunge arbejdsgange og dobbeltarbejde giver kortere og hurtigere arbejdsgange. Og det gør kommunikationen og opgaveløsningen mere meningsfuld og tilfredsstillende for medarbejderen. Øget jobglæde og øget produktivitet går derfor hånd i hånd.
