Det gav Microsoft Teams et gennembrud. Det blev lynhurtigt en del af hverdagen, når der skulle holdes videomøder, deles filer eller kommunikeres med kolleger og kunder. Men uden at der nødvendigvis var taget stilling til, hvordan Teams passer ind i virksomhedens IT-infrastruktur og samarbejdskultur. Og ofte uden at medarbejderne for alvor blev undervist i Teams.
Nu er mange danskere igen sendt hjem for at arbejde. Derfor er der god grund til at stoppe op og få styr på, om virksomheden bruger Teams optimalt.
Her giver Morten Brendstrup, der er Customer Solutions Manager hos Dstny og ekspert i at designe professionelle telefoniløsninger, gode råd til det.
”For medarbejderne kan Teams hurtigt bare blive endnu en kontaktflade – med risiko for at blive opfattet som et forstyrrende element. Teams skal passe sammen med virksomhedens øvrige kontaktpunkter, f.eks. telefoniløsningen. Derfor skal der tages aktivt stilling til, hvilke kontaktpunkter og -former der passer til hvilke situationer. Så hele mixet af kanaler og kontaktpunkter skal gentænkes, og der skal være klare retningslinjer for anvendelsen af Teams,” siger Morten Brendstrup.
Retningslinjerne kan f.eks. tage afsæt i best pratices og de erfaringer, virksomheden gjorde sig i foråret: Hvad fungerede godt, og hvad virkede ikke? Og det handler lige så meget om kultur som teknik. Hvornår er det f.eks. i orden at forstyrre en kollega?
Husk it- og datapolitikken
Det drejer sig ikke kun om, hvornår Teams skal anvendes – alene eller i kombination med andre af virksomhedens it-løsninger – men også om hvordan.
”Det er en ledelsesopgave at sikre, at Teams bliver tænkt ind i virksomhedens it- og datapolitikker. Det gælder alt fra, om eksterne må blive koblet på chatgrupper, hvem der kan give lov til det, og hvilke filer der må deles på Teams,” fortsætter Morten Brendstrup.
Derfor skal Teams skrives ind i virksomhedens it-politik, og der skal tages stilling til sikkerheds-, data- og GDPR-spørgsmål. Eksempelvis hvordan kontakter skal håndteres.
Online-møder vs. fysiske møder
Brugt på den rigtige måde er Teams et fantastisk samarbejdsværktøj, men ikke alle møder egner sig til at være virtuelle. Når hverdagen vender tilbage, er det derfor vigtigt at finde det rigtige mix mellem fysiske møder, online-møder og hybride former.
”Forskellige møder passer til forskellige former og formater. Skal du afholde en rundbordsdiskussion med mange deltagere og diskussioner på kryds og tværs, er et fysisk møde stadig det bedste. De fleste sælgere vil nok også foretrække at møde en ny kunde ansigt til ansigt første gang,” siger Morten Brendstrup.
Når det gælder online-møder, skal teknikken – kamera, mikrofon, lyd, lys – naturligvis være i orden. Og man skal huske praktiske detaljer som at tænde kameraet, så man skaber kontakt, og slukke mikrofonen, når man ikke taler. Så spillereglerne skal være afstemt på forhånd. Det kræver god mødeledelse og en god mødekultur. Men Teams rummer også en række tekniske hjælpefunktioner som mødenoter, optagelse, fildeling og ’ræk hånden op’, der kan forbedre oplevelsen og udbyttet af mødet. Derfor forudsætter en optimal anvendelse af Teams uddannelse af brugerne.