Transformation af arbejdspladsen: Hybridarbejde, shared seats og det virtuelle kontorlandskab

Mogens Yde-Andersen |Workspace |2024-01-04|1 min

Covid-19 lærte os at holde videomøder over Teams og Zoom. Mange oplevede, at møderne blev mere effektive. Ligeledes oplevede mange, at de fik løst flere opgaver, når de arbejdede hjemmefra. Cheferne ligeså. En pandemi affødte nye arbejdsplads-normer.

Hvad sker der nu, hvor vi er på vej til en mere normal tilværelse? Er arbejdsplads-begrebet i opbrud? Vokser der nye ønsker og krav frem til medarbejderne og ledelserne i virksomheden?

Vi har spottet nye tendenser, som efter al sandsynlighed bliver virkelighed i dansk erhvervsliv.

De nye tendenser

Den hybride arbejdsplads

Den virtuelle kontorlandskab

Shared seating

Den hybride arbejdsplads marcherer frem

En intern spørgeundersøgelse hos Google i februar 2021 viste, at 70% af de ca. 100.000 medarbejderne havde et positivt syn på hjemmearbejde. 15% var neutrale, og 15% havde et ikke-positivt syn på hjemmearbejde.¹

Samme undersøgelse viste, at medarbejdernes ønske til antallet af hjemmearbejdsdage fordelte sig nogenlunde ligeligt mellem 0 og 5 dage.

Hos Microsoft er det officiel politik, at medarbejderne kan arbejde hjemmefra op til 50% af tiden.²

Herhjemme har medarbejdere også opdaget fordelen ved sparet transporttid og en bedre balance mellem arbejde og fritid.

Ligesom Google har danske virksomheder – måske især i finanssektoren – taget bestik af erfaringerne og har truffet valg om at tilbyde hybride arbejdspladser for at være klar til det moderne arbejdsmarked.

Med den hybride arbejdsplads følger en række implikationer, som kræver en stillingtagen mht. teknologi, indretning af nuværende lokaler og politikker.

Hybrid-arbejdspladser kræver ”dubleret” funktionsdygtighed

Mange hjemmearbejdspladser trænger ofte til en opgradering for at være ligeså funktionsdygtig som arbejdspladsen i virksomheden.

Tryg, Danmarks største forsikringsselskab med godt 5.000 medarbejdere i Danmark, Norge og Sverige, har tegnet en 5 års kontrakt med en leverandør om bl.a. at levere digitale hjemmearbejdspladser.³

Tryg ruster sig til et moderne arbejdsmarked, der er mere fleksibelt og giver mulighed for i højere grad at arbejde hjemmefra.

Aftalen dækker levering af hardware og servicering heraf. Desuden understøtter hjemmearbejdspladserne mødefaciliteter inkl. support heraf. Iflg. koncerndirektør Lars Bonde er aftalen en del af Trygs strategi om at digitalisere virksomheden.

På kort sigt vil der være øgede investeringer i hardware, ergonomi, sikkerhed m.m., men fleksibiliteten med hybrid-arbejdspladser kan give større gevinster for virksomheder og medarbejdere.

Opgradering af udstyret til hjemmearbejdspladsen bør omfatte headset og videomødefaciliteter.

“

"Hvis ikke medarbejderne har bærbare computere, som kan tages med hjem, skal de have dedikerede arbejdscomputere hjemme. Og de skal sikres og administreres som virksomhedens øvrige computere mht. sikkerhedssoftware, kryptering af harddisk, password-adgang og løbende udskiftning af password. I dag har mange it-afdelinger desuden fjernet muligheden for at downloade software og besøge bestemte hjemmesider, og det giver ekstra god mening på hjemmearbejdspladser, hvor man ikke kan styre, om andre i hjemmet får lov at bruge arbejdscomputerne – selvom it-sikkerhedspolitikken ikke tillader det. Som virksomhed bør man også være opmærksom på, at medarbejdernes opmærksomhed over for f.eks. phishing-angreb kan være lavere hjemme, fordi de sænker paraderne i den hjemlige sfære."

Jesper Florin - Head of Security and Crisis Management

Danske Bank

I det virtuelle kontorlandskab er digital viden om kollegernes aktivitetsstatus vigtig

De fleste kender det lille runde status-ikon på Facebook. Når ikonet er grønt, ved du, at din Facebook-ven er online. En ”nice-to-have”-funktion på Facebook, men en ”need-to-have”-funktion i produktive virksomheder.

Selvom medarbejderne i en virksomhed har de hybride arbejdspladser på plads, vil produktiviteten i kommunikationen i kundevendte afdelinger falde, med mindre medarbejderne har viden om kollegernes gøren og laden – som arbejdede de i et åbent kontorlandskab.

En digital spejling af kollegernes aktivitetsstatus er nødvendig, ellers spildes der alt for meget tid på forgæves interne opkald og forgæves omstillinger af kundeopkald. Det kræver disciplin med både aktiv angivelse af aktivitetsstatus (ledig, i møde, til frokost, ferie m.v.) i telefonsystemet og outlook-kalenderen.

I den moderne virksomhed er forudsætningen for høj produktivitet, at alle medarbejdere føler ansvar for at synliggøre deres aktivitetsstatus for kollegerne digitalt. Derfor har flere virksomheder også indført en politik, hvor medarbejderne har pligt til at sørge for dette.

Mange virksomheder har også integration mellem (Outlook) kalendersystemet og telefoniløsningen, så aktivitetsstatus for en medarbejder automatisk skifter, når en medarbejder skifter aktivitet (i møde, har fokuszone, taler i telefon, til frokost mv.).

Moderne telefoniløsninger kan give specifik telefonsvarer-besked om, hvorfor en person ikke kan tage telefonen, og hvornår personen forventes at blive ledig igen – baseret på aktivitetsstatus-koden og aktivitetens start- og sluttidspunkt, til dem, der ringer ind.

Shared seating vokser frem

Der har været en del eksempler i dagspressen på firmaer, særligt i den finansielle sektor, der har integreret tvungne hjemmearbejdsdage i medarbejdernes stillingsbeskrivelser. For virksomheder med store kontorer betyder det, at de i princippet har brug for mindre plads, og at shared seating vokser frem.

Shared seating har flere implikationer. Et issue er det mulige besparelsespotentiale på huslejen, fordi shared seating i udgangspunktet kræver mindre plads. Et andet er evnen til at tiltrække nye medarbejdere. Et tredje er muligheden for at indrette moderne og mere produktivitets-fremmende arbejdsmiljøer. Fremfor alt skal virksomhederne undgå, at kontorerne udvikler sig til uattraktive ”spøgelses-kontorer.”

Shared seating kalder på en række nyskabelser. ”Neighborhooding” er bestræbelsen på, at kolleger med tættere arbejdsrelationer placeres i samme områder. En pladsreservations-applikation til medarbejderne, så de kan reservere arbejdspladser, når de planlægger at arbejde på kontoret. Det letter evt. bekymring om manglende plads. Der kan opstå behov for opbevaringsskabe, så medarbejderne kan opbevare personlige ting eller fortrolige fysiske dokumenter sikkert på kontoret. En ”rent skrivebord”-politik er også nødvendig, om end den kan forekomme banal.⁵

Udvalgte større virksomheder eksperimenterer med, hvordan indretningen af lokalerne skal optimeres fremover, nu hvor der kommer færre medarbejdere ind på arbejdspladsen ad gangen. Attraktive arbejdsmiljøer indeholder flere elementer fra hjemmet; grønne planter, behagelige bekvemmelige oaser og kvalitets-arbejdsmøbler og hardware-teknologi. Men også elementer, der giver mulighed for mere fleksibel indretning. Skabe, borde, stole og lyddæmpende skillevægge på hjul. Reduktion af de store kontorlandskaber og mere plads til ad hoc team rum. New York Times kalder eksperimenter som disse for ”Ikea møder Lego.”¹

Og det er klart, at en sådan udvikling kalder på mindre fast kabling og mere robust Wi-Fi. Wi-Fi, der får de høje internet-hastigheder helt ud på alle de digitale enheder i alle kroge, og som inddeler adgangene til Wi-Fi i gæste-netværk og medarbejdernetværk af sikkerhedshensyn og evt. logningskrav.