Mogens Yde-Andersen
|Microsoft Teams
|2023-08-15|1 min
Optimeret kommunikation og samarbejde er nødvendigt for konkurrenceevnen
Uanset om din virksomhed har valgt at gå med Teams som en del af Tech Stack'en eller ej, så rykker barren for konkurrencedygtighed sig hele tiden.
Optimering af Teams og telefoni
Når Teams er et vigtigt værktøj i virksomheden, kan der spares en del tid ved at integrere telefonien ind i Teams, så medarbejderne håndterer opkald inde fra Teams og derfor kun behøver at arbejde i Teams.
Andre fordele ved integration af Teams og telefoni er typisk hurtigere og bedre kundeservice, simplificering og reduktion af arbejdsgange.
Nedenfor er skitseret nogle optimeringsmuligheder omkring Teams og telefoni – internt, eksternt og generelt. Nogle muligheder er mere basale, mens andre er mere avancerede.
Intern og ekstern optimering af Teams og telefoni
Forenet kommunikation
Promovér Teams som det centrale knudepunkt for intern kommunikation med chat, videokonferencer og samarbejde. Opfordr medarbejderne til at bruge Teams til hurtige spørgsmål og uformel kommunikation.
Integration med telefoni
Integrer dit telefonsystem med Microsoft Teams, så brugerne kan foretage og modtage opkald direkte i Teams. Dette sikrer en problemfri overgang mellem chat-, telefoni- og videokommunikation.
Uddannelse og brugeradoption
Giv omfattende træning i både Teams og det integrerede telefonsystem for at sikre, at medarbejderne er fortrolige med at bruge disse værktøjer til alle former for kommunikation.
Presence information
Synkronisér Teams’ statusvisning med telefonsystemets statusvisning, så Teams indikerer den korrekte tilgængelighed, Det gør det lettere for kolleger at vide, hvornår nogen er fri til en chat eller et opkald.
Integration af telefonsvarer
Integrer telefonsvareren med Teams, så brugere kan få adgang til telefonsvarer gennem Teams-grænsefladen. Det forenkler aflytning af beskeder og sparer tid.
Opkaldsfordeling og køer
Implementer opkaldsfordeling og ACD-køer ind i Teams for effektivt at håndtere indgående opkald og dirigere dem til de rette afdelinger eller personer.
Booking af mødelokaler
Udnyt Teams til planlægning og booking af mødelokaler, så sikkerhedsudstyret og teknologien er tilgængelig til videokonferencer og telefonkonferencer.
Gæsteadgang
Aktivér gæsteadgang i Teams, så eksterne partnere, klienter eller leverandører kan deltage i Teams-møder og samarbejde sikkert.
Deling af skærm og samarbejde:
Brug Teams til ekstern skærmvisning under møder med klienter eller partnere for at sikre, at alle er på samme side.
Generel optimering af Teams og telefoni
Analyse af telefoniomkostninger
Gennemgå regelmæssigt omkostningseffektiviteten af dit telefonsystem i forhold til Teams’ opkaldsmuligheder og tilpas din kommunikationsstrategi derefter.
Sikkerhed og overholdelse
Sørg for, at både Teams og dit telefonsystem overholder sikkerheds- og overholdelsesstandarder, især når der håndteres følsomme data under eksternt samarbejde.
Adgang fra mobile enheder
Sørg for, at både Teams og telefontjenester er tilgængelige på mobile enheder for at understøtte fjernarbejde og kommunikation på farten.
Analyse og rapportering
Udnyt analyseværktøjer til at overvåge opkalds- og kommunikationsmønstre for at identificere områder til forbedring og optimere ressourceallokering.
Feedbackmekanismer
Etablér feedbackmekanismer, så medarbejdere kan rapportere problemer og foreslå forbedringer, hvilket muliggør kontinuerlig forfining af din kommunikations- og samarbejdsstrategi.
Regelmæssige opdateringer
Hold både Teams og dit telefonsystem opdaterede for at drage fordel af nye funktioner og sikkerhedsforbedringer.
Teams og telefoni med Dstny
Det er muligt at kommunikere 100% via Teams’ brugergrænseflader – i Teams konsollen på din PC eller med Teams app’en i din smartphone. Opringninger kan afvikles i samme høje kvalitet, som du kender fra din telefon. Ligeledes kan opkald håndteres med samme funktionalitet i Teams, som du kender fra moderne telefonsystemer. Vores Teams addons gør Teams til en komplet platform, der forener intern og ekstern kommunikation og samarbejde på ét sted – i Teams.
Optimering af Teams, telefoni og de vigtigste IT-systemer
Mange danske virksomheder har fortsat ikke optimeret brugen af systemer generelt. Vi ser, at det er mere almindeligt, at Teams, telefoni og de vigtigste IT-systemer fungerer adskilt – fremfor integreret.
Der er gode optimeringsmuligheder ved at tænke telefonien, Teams og virksomhedens IT-systemer sammen.
Teams’ og telefoniens vigtighed varierer fra afdeling til afdeling. Optimering handler om integrationsmulighederne mellem de to værktøjer og mellem dem og de vigtigste IT-systemer i den enkelte afdeling.
Hvis f.eks. Salesforce eller HubSpot er værktøj nr. 1 i salgsafdelingen, bør både Teams og telefonien integreres med dette CRM-system. Hvis f.eks. Zendesk er værktøj nr. 1 i kundeserviceafdelingen, bør både Teams og telefonien integreres med dette helpdesk-system. Og sådan kan hver afdeling i virksomheden gennemgås, så Teams og telefonien bliver integreret med det/de primære IT-værktøjer, fordi der er store produktivitets-gevinster at hente.
Der er gode optimeringsmuligheder ved at tænke telefonien, Teams og virksomhedens IT-systemer sammen.
Teams’ og telefoniens vigtighed varierer fra afdeling til afdeling. Optimering handler om integrationsmulighederne mellem de to værktøjer og mellem dem og de vigtigste IT-systemer i den enkelte afdeling.
Hvis f.eks. Salesforce eller HubSpot er værktøj nr. 1 i salgsafdelingen, bør både Teams og telefonien integreres med dette CRM-system. Hvis f.eks. Zendesk er værktøj nr. 1 i kundeserviceafdelingen, bør både Teams og telefonien integreres med dette helpdesk-system. Og sådan kan hver afdeling i virksomheden gennemgås, så Teams og telefonien bliver integreret med det/de primære IT-værktøjer, fordi der er store produktivitets-gevinster at hente.
Integration med Dstny
Vi har omfattende erfaring med integration i flere forskellige varianter – standard og skræddersyede pop op- og look up-integrationer med og uden aktion-knapper i webbrowser, i telefonsystem, Teams og i nøgle IT-systemer, ligesom vi også udbyder dybe “embedde’de” løsninger, hvor API’er taler direkte sammen.
Vores referencer
